Sistem Kearsipan Wilayah

{ Tags: administrasi perkantoran, alat dan bahan pengarsipan, contoh daftar klasifikasi, fungsi pengarsipan, jenis-jenis arsip, kartu klaper, Macam-macam sistem pengarsipan, pengertian arsip, pengertian sistem wilayag, tujuan kearsipan }

Teori Singkat Kearsipan

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP”  berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

• Menurut UU No. tahun 1971, mengenai ketatausahaan Pokok  Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah;

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
b.  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

• Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran” arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
• Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang    sistematis sehibgga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
• Menurut Drs. Anhar Kearsipan merupakan suatu proses pengaturan yang penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Jadi kearsipan adalah suatu kegiatan pengaturan dari penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat.

1. Jenis-jenis Arsip

ü      Menurut Fungsinya

1. Arsip Dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

a)    Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus-menerus bagi pelasksanan kelangsungan  pekerjaan dalam penyelenggaraan administrasi.
b)    Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang dan tidak  dipergunakan lagi secara terus-menerus karena penyelengaraan administrasinya.

1. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

ü      Menurut tempat penyimpanannya

1. Arsip Sentral: Arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip Unit: Arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus

ü      Menurut Bendanya

1. Arsip Primer : Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
2. Arsip Sekunder : Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.

ü     Menurut Lamanya Penyimpanan

1. Arsip Abadi : Arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
2. Arsip tidak : Arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.

1. Nilai Guna Arsip

ü     Menurut Ensiklopedia Adiministrasi

• Guna Informasi : Memberikan suatu keterangan tentang hal atau peristiwa.
• Guna Yuridis : Menjadi bahan pembuktian dalam suatu proses pengadilan.
• Guna Historis : Menggambarkan keadaan atau peristiwa masa lalu.
• Guna Ilmiah : Penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.

ü  Menurut The Liang Gie

• Administrasi : Untuk menyelesaikan persoalan yang dihadapi  pimpinan
• Hukum : Sebagai bahan pembuktian dalam suatu proses penghasilan
• Keuangan : Menyangkut keuangan
• Haluan organisasi : Landasan untuk kebijaksanaan
• Organisasi : Sebagai dasar lanjutan suatu pekerjaan
  • Sejarah : Menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau
  • Penelitian : Bahan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan
  • Penerangan : Memberikan penerangan kepada khalayak ramai

ü  Menurut Asrip Nasional Republik Indonesia

1. a. Nilai Guna Secara Primer

• Nilai guna administrasi : Kegunaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/ instansi pencipta arsip
• Nilai guna hukum : Jika ber-isikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum
• Keuangan : Jika menyangkut masalah keuangan
• Ilmu dan teknologi : Sebagai akibat dari hasil penelitian murni atau terapan

1. b. Nilai Guna Secara Sekunder

• Pembuktian : Keterangan pembangunan diatur
• Informasional : Informasi mengenai penelitian dan kesejahteraan

Jadi guna kearsipan :

1. Hukum                 embuktian hukum
2. Administrasi       :Syarat penyelenggaraan kegiatan organisasi
3. Fisikal                    :Informasi pembuktian dibidang perpajakan dan keuangan
4. Perorangan       ata perorangan
5. Pemeriksaan      emeriksaan menyangkut keuangan, perpajakan, hukum dan perjanjian bisnis
6. Penelitian ilmiah : Bahan penelitan ilmiah
7. Kebijaksanaan/Haluan Organisasi : Bahan pengambilan kebijaksanaan suatu organisasi
8. Organisasi  : Dasar tindak lanjut pelaksanaan suatu organisasi
9. Sejarah : Menjelaskan peritiwa-peristiwa masa lalu

D.Tujuan Kearsipan

ü   Menurut UU No.7 tahun 1971 Bab 1 Pasal 3, bahwa tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehiduapan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
ü   Menurut Drs. Anshar tujuan kearsipan adalah menyimpan warkat sedimikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaku –waktu diperlukan.
ü   Menurut Drs. E. Martono tujuan Arsip:
1)       Menyediakan warkat jika diperlukan
2)       Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
3)       Mengumpulkan warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lain
4)       Menghemat tempat penyimpanan
5)       Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran
6)       Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan
ü   Menurut Drs. Soewito tujuan arsip :
1)    Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2)    Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan
3)    Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan
4)    Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
5)    Untuk  menjaga kerahasiaan arsip
6)    Untuk menjaga kelestarian arsip
Jadi Tujuan kearsipan adalah
v     Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban
v     Menyimpan warkat secara sistematis
v     Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan
v     Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip
v     Meningkatkan efisiensi dan efektiivitas
E.Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip
Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (Sistem Filling), namun yang umum digunakan ada lima macam yaitu :

1. Filling Sistem Abjad
2. Filling Sistem Tanggal
3. Filling Sistem Nomor
4. Filling Sistem Wilayah
5. Filling Sistem Subjek/Pokok Masalah

Pengertian Filing system wilayah (geografis)
Pengertian Filing sistem wilayah (geografis) ialah kearsipan/klasifikasi surat/warkat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat yang dierima.
Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan system abjad atau sistem tanggal.

1. Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1)     Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif
2)     Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.
3)     Perusahaan Utilitas semacam perusahaan  gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.
4)     Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.
5)     Ppenjua melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.
6)     Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.
7)     Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)
8)     Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.
9)     Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.
10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.
11) Lembaga yang memeiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja. Menjid, atau Yayasan social.

1. Prosedur dalam menerapkan Filing Sistem Wilayah

1. Merancang Klasifikasi Wilayah

Dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakukan dengan cepat.

DAFTAR KLASIFIKASI

B-1      = Bandung                                J-1       = Jakarta
2      = Banjarmasin                             2       = Jambi
3      = Bogor
C-1      = Cianjur                                M-1       = Malang                                                  2      = Cilacap                                       2       = Medan
b.  Kartu Klaper
Baik surat masuk maupun surat keluar dibuat kartu klaper yang disesuaikan dengan isi surat masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut.
Contoh kartu klaper surat masuk

No Urut	Nomor Surat	Tanggal Surat	Perusahaan / Instansi	Isi surat
1	1134 AW/SMK-IBG/I/2008	24/1/2008	SMK INFORMATIKA BINA GENERASI PT ANGKA WIJAYA SENTOSA	Pemberian izin Praktek industri kpd mhsiswa BEC

1. Menyiapkan jenis perlengkapan

ü   Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-masing. Misalnya, laci untuk daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll.
ü   Guide
Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang   berkaitan dengan surat yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan.
ü   Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.
ü   Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan
ü   Rak kartu Klaper : untuk menyimpan kartu klaper, kartu ini disimpan disesuaikan dengan urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan  disimpan. Bentuknknya hamper sama dengan Rak kartu Indeks.

1. Menyimpan dan menemukan kembali arsip

1. Pemberian Kode Surat

Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah mana surat tersebut dikirim. Sehingga mempermudah menentukan kode kartu klaper

1. Penyimpanan Surat

Sisterm wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan ditempat yang sama.

1. Penyimpanan filing system wilayah murni

Contoh: pada daerah Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian pembantu.

1. Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan

Filing system abjad
Contoh: Bandung tertera sebagai jududl pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang pertama dengan abjad Ba, Ce, Ha, In (Bank, Bali, Hotel Braga,Universits Indonesia)

1. Penemuan kembali arsip

Prosedur pencarian atau penemuan  kembali arsip hendaknya melalui prosedur sebagai berikut;

1. Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.
2. Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B-2 maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung. Maka secara cepat dapat ditemukan surat dari PT Sinar Terang Bandung

1. Pemberkasan geografi memiliki keuntungan dan kerugian yaitu :

• Keuntungan

1)           Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks
2)           Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya megetahui  subjek yang dibahas
3)           Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing.
4)           Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah.

• Kerugiannya:

1)           Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas  abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang baik dan cepat.
2)           Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat.
3)           Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang  terletak di suatu kota atau beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya Nagoya (di jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia). Juga terdapat beberapa kota  yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya). Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya).
4)           Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan metode alfabetis atau numeric.

1. Alat dan Bahan

1)     Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan kedalam.
2)     Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.
3)     Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.
4)     Folder yaitu map map tempat surat atau warkat.
5)     Pelubang Kertas
6)     Paper Clip
7)     Lem
8)     Gunting
9)     Penggaris
10)  Alat Tulis