SARANA DAN ALAT KEARSIPAN

SARANA DAN ALAT KEARSIPAN
I. Pendahuluan
Untuk mempermudah penemuan kembali (temu balik) arsip, diperlukan peralatan
dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan
sebaik-baiknya. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam menata dan
menyimpan arsip, secara langsung mempengaruhi keberhasilan manajemen kearsipan,
oleh karena itu, dalam pengadaan peralatan, harus diperhatikan benar bahwa peralatan
yang dipilih dapat memenuhi maksud dan tujuan dari Instansi tersebut. Penataan arsip
sebaiknya secara sentral, karena dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan
dalam hal ukuran, kekutan, kapasitas, bentuk dan disainnya. Keuntungan lain adalah,
mempermudah temu balik arsip, selain itu suhu ruang penyimpanan arsip dapat diatur
sesuai standar kebutuhan, sehingga peralatan berikut arsipnya aman dari pengaruh buruk
lingkungan (kelembababan, debu, suhu, kutu buku, jamur dan lain sebagainya).

II. Kriteria Pemilihan Peralatan Penyimpanan
Setelah memutuskan apakah menggunakan sistem sentralisasi, desentralisasi atau
kombinasi, maka Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pengelola arsip adalah memilih
alat penyimpanan arsip. Untuk memilih perlengkapan penyimpanan, faktor-faktor yang
perlu dipertimbangkan adalah :
1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik (retrieval) arsip;
2. Keperluan/besar ruangan;
3. Pertimbangan keamanan;
4. Biaya peralatan;
5. Biaya operasional penyimpanan;
6. Jumlah pemakai yang mengkases arsip;
7. Karakter fisik arsip yang akan disimpan;
8. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi atau desentralisasi).
II.1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik arsip
Dalam menentukan kebutuhan penyimpanan dan temu balik arsip, yang perlu
diperhatikan adalah kebutuhan penyimpanan oleh organisasi/institusi tersebut.
Disamping itu, jenis arsip yang akan disimpan juga harus diperhatikan, misalnya arsip
tersebut terbuat dari kertas, kartu, buku, bentuk mikro, dokumen ukuran besar, dokumen
audovisual, bentuk magnetik dan elektronik/dijital ataukah media lainnya. Peralatan
yang digunakan harus bersifat mobil agar mampu melayani berbagai lokasi.
Pertimbangan lainnya adalah kecepatan simpan dan temu balik. Kecepatan simpan dan
temu balik dengan alat hastawi (manual) berbeda-beda kecepatannya; Tetapi jika
menggunakan peralatan terautomasi, mungkin hanya beberapa detik saja. Dalam situasi
mendesak, arsip dinamis aktif, memerlukan kecepatan temu balik yang tinggi, oleh
karena itu, sistim automasi arsip sudah selayaknya digunakan dalam manajemen arsip di
suatu lembaga/organisasi/institusi di masa kini.
2
II.2. Kebutuhan ruangan
Saat ini, banyak lembaga/organisasi/badan koorporasi, yang menggunakan jasa
sewa ruangan untuk penyimpanan arsip dinamis, dan untuk lokasi strategis, sewa ruangan
umumnya sangat mahal. Karena mahalnya sewa ruangan, hal itu menjadi pertimbangan
manakala memilih perlengkapan penyimpanan arsip dinamis. Nisbah (ratio) ruang
kantor, biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi
dibagi dengan perlengkapan penyimpanan. Dalam mempertimbangkan ruang yang
diperlukan bagi berbagai jenis peralatan penyimpanan, pembaca harus
mempertimbangkan ruang yang diperlukan untuk gang antara masing-masing alat
penyimpanan. Biasanya, luas gang yang diperlukan antara filing cabinet sekitar 33 cm,
tidak termasuk ruang yang diperlukan untuk menarik laci.
II.3. Pertimbangan keamanan
Pertimbangan keamanan berbeda antara suatu badan korporasi dengan yang
lainnya. Berdasarakan urgensinya, beberapa arsip dinamis dapat diakses oleh semua
karyawan, sementara arsip dinamis lainnya seperti arsip dinamis aktif data personalia,
untuk badan korporasi tertentu, harus dibatasi. Biasanya digunakan filing cabinet yang
ada kuncinya, sehingga keamanan arsip dapat terjamin. Karena biayanya cukup mahal,
biasanya peralatan keamanan hanya dibeli jika diperlukan untuk mencegah
penggunaan/akses arsip oleh pihak yang tidak berwenang.
II.4. Biaya peralatan
Hal yang harus menjadi pertimbangan dalam penyediaan peralatan kearsipan
adalah anggaran biaya untuk membeli peralatan tersebut. Biaya pembelian benar-benar
harus diperhitungkan dengan cermat dan teliti, sesuai dengan fungsi dan kegunaan dari
alat tersebut. Adakalanya alat yang dibutuhkan tidak tersedia di dalam negeri, untuk
situasi mendesak, bisa saja mengimport dari luar negeri. Tetapi harus tetap diupayakan
pembelian alat-alat dari dalam negeri saja, karena selain menghemat biaya, mutu
peralatan dalam negeri sudah cukup memadai untuk peralatan kearsipan. Selain itu
efisiensi juga harus diperhitungkan. Misalnya harga filing cabinet 4 laci Rp 100.000,-,
sedangkan yang 5 laci harganya Rp 125.000,-, maka yang 5 laci lebih murah 20% karena
mampu menampung kapasitas 25% lebih banyak dengan menggunakan luas ruangan
yang sama.
II.5. Biaya operasional penyimpanan
Baiaya operasional yang dimaksud adalah biaya personil yang bertugas
menyimpan dan menemukan kembali informasi, biaya alat tulis kantor dan biaya ruang
yang diperlukan untuk menyimpan peralatan. Biaya personil dihitung dengan
menentukan jumlah karyawan yang diperlukan untuk mengolah volume arsip dinamis,
frekwensi permintaan material atau informasi, kecepatan simpan dan temu balik
informasi. Total biaya personalia, dikalikan dengan jumlah karyawan yang diperlukan.
3
Tetapi untuk personalia yang merupakan PNS (Pegawai Negeri Sipil) umunya
pengelolaan arsip sudah termasuk ke dalam daftar gaji bulanan. Biaya alat tulis kantor
yang setara, merupakan faktor yang diperlukan bila penjual peralatan merupakan satusatunya
agen pemasok. Namun, sebelum membeli peralatan, perlu diketahui apakah
peralatan tersebut memerlukan pasokan husus. Bila peralatan yang dibeli memerlukan
ruangan tambahan, maka biaya tersebut merupakan biaya operasional.
II.6. Jumlah pemakai yang mengakses secara berkala
Jumlah pemakai yang mengakses arsip dinamis merupakan hal yang perlu
dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Bila akses hanya terbatas pada satu atau
dua pemakai saja, maka pilihan peralatan yang akan dibeli menjadi lebih banyak.
Sebaliknya bila pemakainya banyak, perlu pertimbangan yang lebih seksama, karena
lebih banyak orang yang menyimpan dan menemu balik arsip dinamis.
II.7. Karakteristik fisik arsip dinamis
Berbagai jenis arsip dinamis memerlukan persyaratan simpan yang berlainan.
Syarat penyimpanan kartu indeks berbeda dengan surat, disket ataupun CD; peta
memerlukan ruangan penyimpanan berbeda dengan dokumen lainnya. Oleh karena itu
perlu dipertimbangkan karakteristik fisik arsip yang akan disimpan sebelum memutuskan
membeli peralatan.
II.8. Lokasi dan fasilitas penyimpanan
Hal yang tidak kalah pentingnya dalam pengambilan keputusan adalah
penempatan arsip. Dimana lokasi yang tepat sehingga akses atau temu kembali arsip
dapat mudah dilakukan dan mudah dijangkau oleh pengelola arsip. Selain itu fasilitas
penyimpanan juga menjadi syarat yang dapat menunjang kemudahan dalam menata dan
menyimpan arsip, sehingga memudahkan pengelola dalam menyimpan dan menemukan
kembali arsip yang dibutuhkan.
III. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang digunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak, dapat
dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:
1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
3. Alat penyimpanan berat (power file)
Setiap jenis alat penyimpanan tersebut mempunyai bermacam-macam bentuk yang
bervariasi satu sama lainnya. Meskipun ukurannya sudah standar, tetapi masih ada ciri
khas yang membedakan tergantung dari pabrik pembuat alat tersebut.
4
III.1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
Alat penyimpanan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan
pengurusan arsip. Jenis ini yang kita kenal dengan almari arsip (filing cabinet). Almari
arsip yang standar dapat terdiri dari 2, 4, 5 atau 6 laci. Dalam membeli peralatan ini
harus diperhatikan benar mutunya, karena dunia bisnis sudah membuktikan bahwa
peralatan dengan mutu yang bagus, lebih tahan lama, ini berarti lebih efisien dan
ekonomis. Lemari arsip yang bagus dan kuat biasanya mampu menampung arsip dengan
berat 30 – 35 kg. Laci-laci hendaknya mempunyai penahan yang dapat membantu
menahan laci jika ditarik penuh ke luar. Kerangka dari almari arsip seharusnya terbuat
dari rangka yang kuat untuk menahan tarikan dan dorongan. Kini, banyak perusahaan
menggunakan almari arsip yang khusus tahan api untuk melindungi dokumen-dokumen
yang penting. Ada dua macam almari arsip: 1. Almari arsip untuk diisi dengan folder
biasa; 2. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk menggantung
folder.
III.2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Peralatan penyimpanan arsip ini di sebut lateral file, karena letak map-mapnya
menyamping. Sebenarnya file ini dapat lebih menghemat tempat dibandingkan dengan
file kabinet. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan daripada
penyimpanan dalam kotak karton di rak terbuka, disamping itu file lateral dapat ditutup
dan dikunci dengan bentuk yang lebih bervariasi dibandingkan rak terbuka.
III.3. Alat penyimpanan Elektrik (Power file)
Penggunaan file elektrik, berkembang pesat di berbagai instansi ataupun perkantoran
lainnya. Harga file ini lebih mahal dibanding harga file-file model lain. Dengan
penggunaan file ini, penggunaan tenaga manusia dapat dikurangi. Bila ingin
menggunakan file elektrik, hal-hal yang harus dipertimbangkan yaitu:
a. Fondasi lantai harus kuat untuk menopang berat alat tsb;
b. Bila instalasi file jenis ini dibuat permanen, perlu pemikiran yang matang untuk
pengembangan ruangan di masa yang akan datang;
c. Apakah peralatan yang digerakkan dengan listrik tersebut dapat digerakkan secara
manual?
d. Apakah peralatan dan ruangan dapat melindungi arsip-arsip yang disimpan?
e. Apakah servis dapat dilakukan dengan mudah dengan lokasi yang terdekat?
File elektrik terdiri dari 3 (tiga) model dasar :
a. file-kartu, yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir
dengan ukuran tertentu
b. File-struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip
c. File-mobil (file-bergerak)
IV. Peralatan penyimpanan cara hastawi
Peralatan penyimpanan dapat digolongkan pada peralatan hastawi (manual),
5
mekanis, dan automatis. Hastawi (manual) di sini berarti sepenuhnya menggunakan
tenaga manusia, mekanis berarti sebagian dibantu oleh mesin namun unsur manusia lebih
dominan, sedangkan pada sistem automatis hampir sepenuhnya dilakukan oleh mesin
sedangkan unsur manusia kurang dominan. Peralatan penyimpanan hastawi menyediakan
ruang penyimpanan untuk arsip dinamis, dengan demikian pemakai harus menuju ke
berkas untuk menyimpan atau mengambil arsip dinamis. Perlengkapan penyimpanan
hastawi terdiri dari (1) spindle file, (2) vertical filing cabinet, (3) shelf file, (4) lateral file,
(5) unit box lateral file, (6) cardfile, (7) microrecord file, dan (8) file media lainnya.
IV.1. Spindle file
Spindle file, yang ditemukan pada abad 16, merupakan sebuah jarum atau paku
menganga ke atas lalu kertas ditusukkan ke paku tersebut. Walaupun sederhana, spindle
file merupakan alat revolusioner karena dokumen kertas dapat disimpan di paku, tidak
memerlukan ruangan serta dokumen tetap tersimpan di paku. Hingga kini spindle file
tetap digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan arsip dinamis kecil
lainnya. Spindle file merupakan alat simpan yang praktis, dapat ditambah sesuai dengan
keperluan.
IV.2. Microrecord File
Merupakan kontainer penyimpanan vertikal yang berisi laci yang memuat bentuk
mikro. Kontainer ini memiliki pembagi laci sehingga dapat memuat mikrofis, kartu
legam (aperture card), atau mikrofilm. Satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci. Laci
yang digunakan terbuat dari berbagai ukuran dan material, mulai dari plastik tahan
banting hingga ke logam. Umumnya laci penyimpan jajaran arsip dinamis mikro
menggunakan penutup plastik dirancang berbentuk modular, mobil, maupun permanen.
Berkembangnya informasi yan direkam dalam berbagai jenis media membawa pengaruh
pembuatan alat baru sehingga informasi yang digunakan bersama-sama disimpan
bersama juga. Salah satu di antaranya ialah center hook file, merupakan metode
penyimpanan yang memungkinkan berbagai jenis media tergantung pada tiang sama
mirip dengan gantungan lemari. Cetakan komputer, mikrofis, disket, pita magnetis, surat
dan kertas ukuran legal serta media audio-visual tergantung pada tiang penggantung.
Center hook file dapat dipasang pada unit rak atau tembok di atas komputer sehingga
memudahkan akses dan pendayagunaan ruang yang efisien. Media yang dijajarkan
ditempatkan dalam binder, folder, atau kontainer dengan labelnya.
IV.3. File media lainnya
Banyak perusahaan menyimpan dan menemu balik informasi yang terekam dalam
berbagai media seperti audiovisual, magnetik, peta, cetak biru, gambar rekayasa
(engineering draws), dan publikasi. Masing-masing jenis media memiliki tuntutan
penyimpanan yang berlainan. Film, filmstrip, arsip dinamis suara, piringan hitam, dan
optical disk dapat ditempatkan pada lemari yang juga digunakan untuk menyimpan
mikrofilm dalam bentuk selongsong (cartridge), Piringan hitam dan optical disk
dibungkus amplop pelindung kemudian baru disimpan di kotak atau laci. Disket yang
6
digunakan untuk pengolah kata, aplikasi, gulungan pita tape, selongsong dan cakram
(disk) lainnya harus terlindung dari debu. Disket ditempatkan dalam kantong pelindung
guna mencegah kerusakan akibat penanganan yang kasar atau faktor lingkungan.
Kantong ini kemudian disimpan di kotak, album, atau binder. Pita komputer disimpan di
lemari terbuka atau rak terbuka yang dibatasi dengan kawat, masing-masing teromol
menyimpan sebuah pita komputer atau rak tergantung. Peta dan cetak biru memerlukan
persyaratan khusus karena kedua benda memiliki ukuran khas. Media ini disimpan
mendatar dalam lemari yang dirancang khusus, gulungan disimpan dalam unit vertikal
atau horizontal. Dokumen yang rata atau jajaran gulungan biasanya diberi nomor dan
diindeks berdasarkan lokasi untuk memudahkan penemuan. Dokumen berukuran besar
dalam jajaran tergantung dapat diberi tanda yang ditempelkan pada batang; dokumen ini
harus juga diindeks untuk memudahkan akses. Majalah yang baru datang dipamerkan
dalam meja pameran, kemudian dimasukkan ke kotak hingga siap dijilid. Majalah yang
sudah dijilid dan buku disimpan dalam rak terbuka.
V. Simpan dan Temu Balik
V. 1. Sistem balik mekanis
Jenis alat ini menggunakan bantuan mekanis, berbeda dengan peralatan
sebelumnya yang sepenuhnya menggunakan tenaga manusia. Lazimnya perlengkapan
mekanis mampu menghemat ruang dan menekan waktu simpan dan temu balik. Dalam
kelompok ini termasuk (1) mobile aisle system, (2) rotary file) (3) powerelevator lateral
equipment, (4) power carouse file, dan (3) conveyor system.
V.1.1. Mobile aisle system
Sistem gang mobil adalah lemari, rak yang terdiri beberapa tingkat atau laci yang
bergerak di rel (secara hastawi, mekanis, elektris) sehingga bila didorong terbentanglah
gang antara masing-masing rak. Dengan demikian sistem ini menghemat ruangan karena
rak dapat didorong sehingga merapat satu dengan yang lain. Bila jumlah arsip dinamis
masih kecil, cukup menggunakan sistem hastawi. Sistem mekanis menyediakan
mekanisme yang memungkinkan pemakai mendorong rak dengan sedikit tenaga. Bagi
sistem elektris, pemakai cukup menekan tombol dan rak bergerak sehingga tercipta gang
tempat pemakai. Untuk mencegah kecelakaan, pada sistem elektris tersedia bermacammacam
alat seperti kunci rak yang akan mengunci rak bila rak tidak digunakan, stop
keselamatan, dan lampu yang menunjukkan tanda sedang dipakai. Dalam lokasi arsip
dinamis sentral, banyak ruang terpakai karena harus menyediakan gang antara rak dengan
rak. Dengan sistem gang mobil ini maka gang yang tidak diperlukan dapat dihilangkan.
Sistem mobil mi kadang-kadang disebut unit secara (compatible unit) karena rak tersebut
dapat diposisikan merapat membentuk unit tertutup. Kesetaraan ini mempunyai segi
manfaat rotary file (berkas putar, berkas sirkuler).
7
V.1.2. Rotary file
Rotary file atau berkas putar adalah unit simpan, pada tempat itu arsip dinamis
dicantolkan pada roda pusat yang diputar-putar untuk keperluan akses. Rotary files dapat
merupakan unit tunggal ataupun unit jamak, masing-masing tier (deretan bertingkat)
menyimpan dan menemu balik arsip dinamis secara cepat. Rotary file memungkinkan
akses cepat pada materi tersimpan dan memungkinkan penggunaan ruangan secara
efisien. Satu deretan bertingkat mampu menyimpan berbagai jenis media. Secara umum
berkas putar merupakan pilihan yang baik untuk menyimpan berkas dekat ruang kerja.
Harganya mahal, namun memerlukan sedikit ruang dibandingkan dengan sistem mobil
dan lebih mudah digunakan. Gambar berikut merupakan contoh berkas putar.
V.1.3. Power elevator lateral equipment
Peralatan ini mirip berkas putar hanya saja peralatan ini digerakkan dengan tenaga
listrik. Bila pemakai menekan tombol maka rak yang diperlukan dapat naik ke atas.
peralatan ini mampu menyimpan dokumen, kartu, atau bentuk mikro. Peralatan ini
meningkatkan efisiensi dalam penyimpanan dan temu balik dokumen atau media lain
karena laci datang ke pemakai sebagaimana keinginan pemakai. Lazimnya peralatan ini
dilengkapi dengan bilah tombol numerik sehingga pemakai dapat mengangkat nomor
8
berkas yang diinginkannya. Operator juga dapat memberkaskan dari tempat duduk
dengan demikian operator tidak perlu berjalan dari meja kerjanya ke berkas bolak balik.
V.1.4. Power carousel file
Merupakan peralatan penyimpan dokumen atau berkas yang disusun dalam format
sirkuler. Berkas diakses secara horisontal dari satu tingkat atau lebih. Bagian rak
yang.berputar diatur oleh pedal yang digerakkan dengan kaki atau bilah kunci
mikroprosesor atau dengan perangkat lunak berbasis Personal Computer. Peralatan ini
biasanya digunakan untuk menyimpan pita magnetis atau selongsong magnetis atau
kedua-duanya. Karena bentuknya modular, berkas putar terautomasi ini memungkinkan
disesuaikan dengan keperluan penyimpanan arsip dinamis.
V.1.5. Sistem konveyor
Merupakan sistem penyimpanan mekanis yang memungkinkan pemakai
memperoleh folder yang diinginkan dengan cara menekan tombol sesuai dengan nomor
folder. Sistem ini mirip dengan sistem konveyor pada depo cuci pakaian, petugas
menekan tombol maka rak yang berisi pakaian tergantung akan bergerak ke lokasi yang
diinginkan. Demikian pula sistem konveyor ini, bila petugas menekan tombol maka rak
berkas akan bergerak ke lokasi yang ditentukan.
V.1.6. Sistem pemberkasan terautomasi (Automated filing system)
Sistem ini menggunakan bilah kunci, pemakai harus menekan tombol sesuai
dengan kode yang telah ditentukan. Setelah itu sistem akan membawa langsung berkas
yang diinginkan ke pemakai. Dengan demikian pemakai tidak perlu memeriksa seluruh
berkas untuk mencari berkas yang diinginkan. Hanya saja sistem ini lebih mahal
dibandingkan dengan sistem pemberkasan lainnya dan hanya cocok untuk badan
korporasi yang memerlukan temu balik yang tinggi. Ini merupakan tempat khusus atau
unit simpan yang dirancang bangun khusus untuk berbagai jenis arsip dinamis seperti
mikrofilm, cetak biru, foto, formulir dan kartu.
V.1.7. Sistem pelacakan dokumen dan berkas
Instansi/lembaga memerlukan sistem manajemen arsip dinamis yang memiliki
sistem pelacakan berkas dan/atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di
mana dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, di rak, atau di
penyimpanan lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan sistem hastawi
(manual) maupun terautomasi. Sistem pelacakan tersebut dikenal dengan nama sistem
peminjaman atau sistem gerakan berkas. Ada dua macam pelacakan dokumen dan berkas,
yaitu 1. Sistim hastawi dan 2. Sistim barcoding
9
V.1.7.1. Sistem hastawi
Sistem pelacakan dokumen secara hastawi masih banyak digunakan di Indonesia,
terutama untuk mengendalikan korespondensi yang belum masuk ke berkas ataupun
untuk surat- menyurat yang belum terpaut pada berkas tertentu. Sistem pelacakan berkas
dokumen banyak digunakan di Indonesia. Sistem pelacakan ini mencakup:
(a) Penggunaan buku agenda yang mencatat berkas yang dipinjam berdasarkan
tanggal peminjaman atau tanggal berkas dikeluarkan dari jajaran. Sistem ini
tidak efisien karena sulit melacak kembali siapa yang meminjam berkas, namun
mudah digunakan.
(b) Penggunaan kartu pada masing-masing berkas yang dipinjam. Kartu ini disusun
menurut nama berkas atau menurut nomor. Di Indonesia, sistem ini
dikembangkan sebagai sistem kartu kendali.
(c) Marka gerakan berkas atau kartu keluar. Kartu atau marka ini diletakkan di
tempat berkas bila berkas itu dipakai seorang pengguna. Jadi, bila dalam sebuah
jajaran terdapat berkas yang dipinjam maka sebagai pengganti, berkas tersebut
diberi marka, kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas
sedang dipinjam keluar. Marka gerakan berkas berupa kertas dengan kolom
pemakai, tanggal pinjam, dan tanggal pengembalian.
(d) Untuk sistem terautomasi mencakup kegiatan berikut:
- Sistem merekam berkas dan dokumen yang dipinjam serta catatan
penggunaan berkas dan dokumen.
- Berbagai sistem menggunakan kode balok atau barcode untuk melacak
dokumen dan/atau berkas.
- Perekaman secara elektronik akan dokumen dan/atau berkas dapat dilakukan
secara terpusat atau desentralisasi.
Perekaman jarak jauh tentang gerakan berkas dapat mengurangi metode lain yang
kurang efisien karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada arsip dinamis
pusat bahwa sebuah berkas atau dokumen telah diserahkan kepada seorang pemakai.
Cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip
transfer berkas.
V.1.7.2. Sistim Barcoding
Barcoding adalah pemberian tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada
berkas atau dokumen. Lokasi, nama, atau nomor identifikasi berkas dan dokumen kini
menggunakan sandi balok. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik,
untuk membacanya menggunakan pemayar sandi balok (barcode scanner). Alat baca
sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan
sensor berkas atau audit berkas. Manajer arsip dinamis memeriksa setiap ruangan dengan
alat baca sandi balok jinjing, memayar, atau memindai sandi balok pemakai atau lokasi,
dan kemudian menjajarkannya di kantor; informasi disambungkan ke sistem pelacakan
automatis dan pemantauan gerakan berkas lebih dimutakhirkan. Setiap badan korporasi
pasti pernah mengalami berkas yang hilang atau salah tempat karena anggota staf
menyerahkannya kepada orang lain tanpa memberitahu staf manajemen arsip dinamis.
10
Sensus berkas sandi balok membantu melacak berkas di mana pun berkas itu berada.
Keuntungan lain sistem sandi balok adalah sandi balok model baru dapat diprogram
manakala sebuah berkas yang hilang telah ditemukan kembali. Sebelum menggunakan
sistem sandi balok, manajer arsip dinamis memutuskan peralatan yang diperlukan
menyangkut sandi balok. Keputusan itu mengenai: (a) Apakah label sandi balok dibuat
oleh badan korporasi atau dipesan dari perusahaan dari luar. Kini tersedia pencetak yang
didesain khusus untuk membuat sandi balok. Pencetak laser maupun dot matriks dapat
digunakan untuk mencetak sandi balok walaupun model hasil cetakan "dot matriks"
kurang memuaskan dibandingkan hasil pencetak laser. Keputusan untuk membuat sendiri
sandi balok dilakukan bila sandi balok yang disesuaikan untuk kepentingan badan
korporasi atau sandi balok yang identik dibuat lagi untuk menggantikan sandi balok yang
rusak. Di segi lain label sandi balok pracetak lebih mudah digunakan, harganya relatif
mnurah, dan urnumnya bermutu baik. (b) Apakah alat jenis baca sandi balok yang akan
digunakan? Pena cahaya (light pen)) gawai kontak (wand), ataukah pemindai laser (laser
scanner) yang harganya lebih mahal namun memiliki laju baca yang tinggi? Akhirnya
keputusan menyangkut peralatan yang digunakan didasarkan pada masalah pertimbangan
arus kerja, biaya, dan efisiensi serta perkembangan teknologi.
DAFTAR PUSTAKA
- Amsyah Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 1991
- Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar memahami dan mengelola
informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003
11