SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.
Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ),nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu :
1. Penyimpanan arsip sistem abjad
2. Penyimpanan arsip sistem Subyek/pokok masalh
3. penyimpanan arsip sistem Nomor
4. Penyimpanan arsip sistem wilayah
5. Penyimanan arsip sistem tanggal
1. Penyimpanan arsip sistem abjad
Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.
Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain :
1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit
2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul
3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal
4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. Zkode diambil
dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks
5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/ judul yang sudah
diindeks
Kelebihan sistem abjad :
1) Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/lembaga/operusahaan
2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
3) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya
4) Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap
dokumen
Kelemahan sistem abjad :
1) dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat
yang diperlukan
2) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf- huruf abjad yang berlainan
Peraturan Mengindeks dan memberi kode
Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan , adalah :
Golongan 1. Nama perorangan (Individual name)
2. Nama perusahan (Firm name/ Business name )
3. Nama Instansi Pemerintah ( Government name)
4. Nama organisasi /perhimpunan (Civic mission)
a.) MENGINDEKS NAMA ORANG INDONESIA
1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Dearliana
Dearliana
-
-
D
2
Suharto
Suharto
-
-
S
2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diideks berdasarkan suku
kata nama terakhir
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Nazhira Idzni
Idzni
Nazhira
-
I
2
Muhammad Muslih
Muslih
Muhammad
-
M
3. Nama keluarga/ suku/ marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/marga, maka diindeks
berdasarkan nama keluarga / suku/ marga misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Aspin Sihombing
Sihombing
Aspin
-
S
2
Bob Tutupoly
Tutupoly
Bob
-
T
3
Simon Manumpil
Manumpil
Simon
-
M
4. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangan
nya maka diindeks nama jelasnya, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
A Rachman
Rachman
A
R
2
M.Maulana S.
Maulana
M
S
M
3
A.H. Nasution
Nasution
A
H
N
5. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun dibelakang dan diketahui kepanjangannya
maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
S. Ranuwijaya
Suwandi
Ranuwijaya
S
2
B.M. Diah
Bahrudin
Muhamd
Diah
B
3
T.D. Marzuki
Teuku
Daud
Marzuki
T
6. Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asliatau marga dan gelar tidak diindeks,
ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka
gelar tersebut turut diindeks.
Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu :
a) gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE,Prof, Phd, Msc, Mpd, MBA, MM,Msi dan lain-lain
b) Gelar keagamaan antara lain : Kyai, haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain
c) Gelar Kebangsaan, seperti : Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu,
Cokorde, Lalu dan sebagainya
d) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jendral, Komisaris Besar
dan lain-lain
e) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan lain
-lain. Diindeks sebagai berikut :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Ir H. Iwan Zaiwansyah
Iwan
Zaiwansyah
(H.Ir)
I
2
Jendral M. Panggbean
Panggabean
M
(Jendral)
P
3
KRT. Widjojoprawiro
Widjojoprawiro
-
(KRT)
W
4
Kyai Achmad Dahlan
Dahlan
Achmad
(Kyai)
D
5
Monsigneur Leo Sukoto
Sukoto
Leo
(Monsigneur)
S
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti
oleh gelar urutan kelahiran, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Ida Bagus Putu Arsana
Arsana
Putu
Ida Bagus
A
2
I Gusti Made Yono
Yono
Made
I Gusti
Y
3
I Gusti Nyoman Panji Tisna
Panji Tisna
Nyoman
I Gusti
P
8. Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh
nama baktisnya, misalnya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
FX Suharso
Suharso
F
X
S
2
Leo Sukoto
Sukoto
Leo
3
Antonius Yatin
Yatin
Antonius
Y
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama
suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Ny. Sadiah Zainuddin
Zainuddin
Sadiah
(Ny)
Z
2
Ny. Suciati Suwiryo.
Suwiryo
Suciati
(Ny)
S
3
Ny. Kartini Legowo
Legowo
kartini
(Ny)
10. Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin /
binti sebagai main captionnya, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Achmad bin Salim
Bin Salim
Achmad
S
2
Aminah binti Samidin
Binti Samidin
Aminah
S
3
Aziz bin Muslih
Bin Muslih
aziz
M
b). MENGINDEKS NAMA-NAMA ORANG ASING
1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks berdasarkan nama keluarga yang
biasanya ditempatkan di bagian belakang nam (Nick name), misalnya
a. Cara mengindeks nama orang Eropa/ Barat hampir sama dengan mengindeks nama Orang
Indonesia.
Pada umunya nama orang barat terdiri dari tiga bagian yaitu :
a. Nama Pertama (First Name)
b. Nama Tengah ( Christian name)
c. Nama akhir ( family name)
Contoh mengindeks nama tersebut diatas misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Robert John Kennedy
Kennedy
Robert
John
K
2
George R Terry
Terry
George
Robert
T
3
Thomas R Jones
Jones
Thomas
R
J
2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda
penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Peter Smith-White
Smith-White
Peter
S
2
Marry Duff - Frasier
Duff - Frasier
Marry
D
3
Charles Bek-Grem
Bek-Grem
Charles
B
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit
tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara
menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El dan Al
dan lain sebagainya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
John van den Bosch
van den Bosch
John
V
2
Leonardo da Vinci
da Vinci
Leonardo
D
3
4. Nama orang cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana ;nama tersebut ditulis,
karena baik orang cina, maupun orang Korea nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Liem Swie King
Liem
Swie
King
L
2
The Liang Gie
The
Liang
Gie
T
3
c). MENGINDEKS NAMA PERUSAHAAN
1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya ( Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi)
diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya,
misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
PT Mekasari
Mekasari
Perseroan
Terbatas
M
2
Pebrik sepatu Bata
Bata
Pabrik
Sepatu
B
3
Toko Serba Logam
Serba
Logam
Toko
S
2. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannnya adalah dengan
menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dahulu kemudian diindek sebgaimana nama
kepanjannya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
GIA
Garuda
Indonesia
Airways
G
2
Permigas
Minyak
Gas
Perusahaan
M
3
2 PT KAI
Kereta
Api
Indonesia
Perseroan Terbatas
K
3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh
jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
RS Cipto Mangunkusumo
Cipto
Mangunkusumo
Rimah Sakit
C
2
John Lee Company
lee
john
Company
L
3
Universitas Gajah Mada
Gajah
Mada
Unversitas
G
4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diideks
dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh:
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Toko 99
Sembilan-sembilan
Toko
S
2
Hotel 234
Dua tiga Empat
Hotel
D
3
Toko Pojok 45
Pojok
Empat lima
Toko
P
5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara
sebagai berikut
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Toko ABC
A
B
C
Toko
A
2
Firma KS
K
S
Firma
K
3
6. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan , &, atau kata depan of maka kata
penghubung,kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan diindeks mengikuti unit
tersendiri, pengindekannya dilakukan sebagai berikut :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Suryono & Co
Suryono (and)
Company
S
2
Salon &Make UP
Sawitri
Salon (and)
Make Up
S
3
d). MENGINDEKS NAMA INSTANSI PEMERINTAH
Badan pemerintah meliputi Departemn Lembaga non departemen .
Demikian juga instani remi maupunp militer. Seperti Direktorat, sekretariat Jendral, Jawatan dll.
Untuk kepntingan file, untuk nama instani pemrintah ini perlu ada peraturan dan cara mengindksnya.
1. Badan pemritah didalm negeri diindeks dengan kata pengenalnya / kata tangkapnya, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Departemen Dalam Negeri
Dalam
Negeri
Departemen.
D
2
Direktorat Bea dan Cukai
Bea (dan)
Cukai
Direktorat
B
3
Kantor POS Besar
POS
Besar
Kantor
P
2. Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindek kata pengenal/kata tangkapnya yang
diutamkn dan diikuti bentuk badan teresebut, misanya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
LAN
Administrasi
Negara
Lembaga
A
2
LIPI
Ilmu
Pengetahuan
Indonesia
Lembaga
I
3
DPR
Perwakilan
Rakyat
Dewan
P
3. Badan Pemerintah Daerah dindek kata pengenal utamnya diikuti bentuk badan tersebut, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Provinsi Jawa Tengah
Jawa Tengah
Provinsi
J
2
Kabupaten Ashan
Asahan
Kabupaten
A
3
Kecamatan Grogol
Grogol
Kecamatan
G
4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan /
perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
HMI
Mahasiwa
Himpunan
M
2
PGRI
Guru
Republik
Indonesia
Persatuan
G
3
ISWI
Sarjana
Wanita
Indonesia
Ikatan
S
5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakn adalah unit politik dari negara tersebut
Mslny :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Republik Indonesia
Indonesia
Republik
I
2
CIA American
American
Central
Intelegence (of)
A
3
*** Cara menyusun warkat/surat atas ada 2 (dua ) cara yaitu
a.). Dictionary Order
warkat jika di file menurut sistemini maka penyusunannya menurut kata-kata dalam kamus yang
menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file.
Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan .
Amerta, Bank
Andalas, Universitas
Andalas, Toko
Andalas , Hotel
b). Group Order
Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha.
Warkat yang berybyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.
Amerta ,Bank
Centrla asia ,Bank
Delta, Bank dll.
PROSEDURE FILING SISTEM ABJAD
Sebelum kita membicarakan tentang prosdur kearsupan sitem ABJAD maka ebaiknya kita perlu memahai beberap hal
INCOMING MAIL
OUT GOING MAIL
1. Dindek
Si pengirim
Yang dikirimi
2. Diutamakan
Nama kantor/instansi
Nama kantor/instansi
3. Kode
Huruf pertama unit pertama
Huruf pertama unit pertama
4. Penandaan
Dengan geris bawah ,tinta merah
Dengan geris bawah ,tinta merah
5. Penulisan kode
Ditulis diatas kanan pojok atas
Ditulis diatas kanan pojok atas
Menyusun Daftar Klasifikasi
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasiWarkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdpat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya :
A,B,C,D………………………………..Z
Aa, Ab, Ac, ….………………………..Az
Aba, Abb, Abc,………………………...Abz
Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Sebagai contoh ilustrasi :
Graph
Graphic
Graphics
Sebelum surat disiman dalam arsip , perlu dilakukan bebrapa tindakn tertentu untukmenjamin kecepatn dan ketepatan dalam penyimpann dan penemuan kembali , yaitu ;
1. Pembuatan tanda pelpas ( release mark) sebagi tnda telah diseleaiknnya masalh dalam surat.
2. Membaca surat untuk mengetahui masalah dan persoalan isi surat yang sekaligus menetapakn judul
surat.
3. Pemberian kode, untuk menetukan ketepatn diman surat/warkat harus disimpan.
4. Pembuatan kartu penunjuk silang (cross referenc)
5. Pembuatn follow up slip
6. Menggolongkan mengelompokkan surat
7. penyimpanan surat
Pelengkapan Arsip
Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan :
a). Filing Kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan
Laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya.. Misalnya filing kCabinet mempunyai empat
laci maka kodenya adlah : Laci I berkode A- F Lsci II berkode G – L Laci III berkode M – S
Laci IV berkode T – Z
b). Guide, Banyaknya guide yang dibutuhkan bilamenggunakan sistem abjad sederhana 26 buah.
Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang di mana
tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Mka pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide.
Sehingga guide dapat yang dibutuhkan sebanya 26 x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk
membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.
Misalnya kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya.
Pada tiap guide diber tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan
abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.
c). Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26
buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka
tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan perincian sebagai berikut :
Di belakang guide A disusun folder Aa, ab, Ac…………..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz
Dibelang guide C, disusun Folder Ca, Cb, Cc……………Cz
d). Rak Sortir, Rak Sortir yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A sampai z
sehingga meudahkan pemisahan surat
e). Kartu Indesks disesuaikan dengan kebutuhkan. Kartu Indeks diseimpan dalam laci kartu indeks
f). Rak kartu atau laci Kartu, untuk menyimpan kartu indeks
Prosedur Penemuan Arsip
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya dengan Bon
Pinjam arsip
embuktian hukum
ata perorangan
